10 zasad Kaizen: jak osiągnąć wielkie cele małymi krokami

Dlaczego boimy się zmian?

Wprowadzanie zmian, czy to w życiu, czy w biznesie, zawsze spotyka się z pewnym oporem. To może być opór ze strony współpracujących z nami osób, ale też nierzadko – nasz własny.

Większa zmiana wywołuje w naszym mózgu podświadomą reakcję lęku, która jest w nas niejako zaprogramowana.

Stawiając przed sobą mały cel (który jest często pierwszym krokiem do osiągnięcia dużego celu) niejako oszukujemy nasz mózg. Nasz układ neurologiczny nie wykrywa dużej zmiany, czyli sytuacji zagrożenia. Tym sposobem „omijamy” reakcję lęku.

Myślę, że właśnie stąd wynika popularność filozofii Kaizen, która opiera się na zastosowaniu małych kroków i przeprowadzaniu małych zmian. Kaizen ma swoje zastosowanie zarówno w biznesie, jak i w życiu codziennym. Przeczytaj więcej o korzeniach Kaizen i jej zastosowaniu w małej firmie.

Żeby skutecznie rozwijać firmę i doskonalić istniejące procesy, musisz zmienić swoje nastawienie. Inne nastawienie i Twoje, i pracowników, spowoduje, że każda zmiana będzie raczej ciekawym wyzwaniem, niż czymś, czego należy się obawiać.

Poznaj 10 zasad Kaizen, które Ci w tym pomogą.

Tutaj znajdziesz wersję audio do przesłuchania:

ZASADA 1: Problemy stwarzają możliwości

Nikt nie lubi problemów. Ale jak się dobrze nad tym zastanowić, to gdyby nie było problemów, nie byłoby postępu. Problemy zmuszają nas do kreatywności, do szukania nowych rozwiązań.

Przykład? Nie musimy szukać go daleko. Zobaczmy, co się stało, kiedy na świecie wybuchła pandemia: szkoły, które odkryły edukację online, restauracje, które zaczęły dostarczać posiłki do domów, kawiarnie z kawą i ciachem na wynos. Ograniczenia zmusiły nas do kreatywnych rozwiązań i używania narzędzi, o których istnieniu nawet wcześniej nie wiedzieliśmy.

Na mojej drodze pojawił się też ostatnio pewien problem: zauważyłam spadek efektywności reklam płatnych na Facebooku i zapisów na webinary. Moja pierwsza reakcja nie była zbyt pozytywna ?. Ale ten problem zmusił mnie do szukania innych strategii. W tej chwili eksperymentuję z reklamami na Youtubie, tworzę darmowy kurs video i inwestuję w promocję podcastu. Znalazłam kreatywne rozwiązania i jestem pewna, że wznoszę się dzięki temu na nowy poziom z moim biznesem.

Więc kiedy w Twojej firmie pojawi się kolejny problem, nastaw się do niego pozytywnie: sprawdź, jakie nowe możliwości otwierają się przed Tobą. Spróbuj wdrożyć razem z Twoim zespołem taki sposób myślenia: „problem = możliwości” i traktuj każdy problem jak nowe super wyzwanie!

ZASADA 2: Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (Metoda „5 x WHY”)

Kiedy dziecko nam zadaje wielokrotnie pytanie „dlaczego?”, zaczynamy się irytować. Ale tak naprawdę w naszym życiu dorosłym przydałoby się nam więcej takiej dziecięcej, niczym nieskrępowanej, ciekawości. Zapytasz: „Dlaczego?” ?

Wielokrotne powtórzenie tego pytania pozwala nam na znalezienie prawdziwych przyczyn danego stanu rzeczy, zamiast zadowolenia się zdawkową, powierzchowną odpowiedzią. Narzedzie „5 x Why” to najprostsze, i jednocześnie bardzo skuteczne narzędzie analityczne!

Nie wierzysz mi? Spróbujmy na takim przykładzie:

Moja ostatnia kampania sprzedaży kursu była nieudana.

Dlaczego? (1)

Za mało osób uczestniczyło w webinarze.

Dlaczego? (2)

Myślę, że w ostatnim czasie w sieci był natłok webinarów i ludzie są nimi zmęczeni – zapisują się, a potem nie przychodzą.

Dlaczego? (3)

Wiele biznesów szkoleniowych stacjonarnych przeszło na edukację online i pojawiło się dużo nowych osób i dużo nowych webinarów.

Dlaczego? (4)

Ze względu na wybuch pandemii.

Dlaczego? (5)

Inne metody pracy były niemożliwe.

Jak widzisz taka metoda może prowadzić do zupełnie innych wniosków, niż moglibyśmy wysnuć powierzchownie (nieudana kampania = robię coś nie tak).

Dzięki temu możemy dostosować odpowiednio nasze kolejne działania, zastanawiając się, czy sytuacja wróci w przyszłości „do normalnej”? Jeśli nie, o jakich rozwiązaniach mogę pomyśleć?

ZASADA 3: Bierz pomysły od wszystkich

W swoim czasie Kaizen był swoistą rewolucją w dużych firmach. Dr Deming – jeden z prekursorów tej metody szerzył ideę, że zarząd firmy powinien pamiętać, że decyzje sprawach powinny być podejmowane razem z pracownikami.

Jednym z praktycznych narzędzi tego podejścia stała się na przykład skrzynka na pomysły („box of ideas”), postawiona na hali produkcyjnej, do której „zwykli pracownicy” mogli zgłaszać swoje pomysły.

Twój pracownik, czy osoba, z którą współpracujesz (na przykład wirtualna asystentka) ma dużo lepsze rozeznanie w zadaniach, które sama wykonuje. Zamiast łamać sobie głowę nad pomysłami, jak coś ulepszyć, zaangażuj te osoby, daj im możliwość wypowiedzenia się, zapytaj je o zdanie. Prawdopodobnie pomysły pochodzące od pracowników będą bardziej praktyczne, a przy okazji Twój zespół poczuje się doceniony i zaangażowany w rozwój firmy.

ZASADA 4: Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia

Chyba nie muszę Cię przekonywać do siły prostych rozwiązań. Jednak rozwijając firmę, czasami wpadamy w pułapkę myślenia, że coś musi być zrobione w taki, a nie inny sposób (na przykład, bo konkurencja tak działa, lub dlatego, że na szkoleniu tak Cię uczono). Zanim zainwestujesz mnóstwo pieniędzy w drogą aplikację, zbudujesz skomplikowaną stronę internetową, czy zakupisz drogi sprzęt, zatrzymaj się i zastanów: czy nie ma prostszego rozwiązania? Czy muszę mieć to wszystko od razu? Czy nie mogę zrobić tego telefonem? (nasz telefon może prawie wszystko ?). Czasami wystarczy zapytać kogoś z zespołu, kto spojrzy z zewnątrz na problem i znajdzie proste rozwiązanie (patrz zasada 3!).

ZASADA 5: Odrzucaj ustalony stan rzeczy

W korporacjach zbyt często zdarzało mi się doświadczyć sytuacji, w której ktoś wykonuje zadanie w określony sposób „bo zawsze tak to robiliśmy”.

W Twojej małej firmie nie możesz sobie pozwolić na takie lenistwo. Procedury są dla ludzi, nie odwrotnie. Wielką przewagą małych firm jest ich elastyczność, możliwość szybkiej adaptacji.

Każde zadanie można zrobić szybciej, lepiej lub taniej. Szukaj nowych ścieżek. Pamiętaj, żeby nie sugerować się tym, co robi konkurencja (bo będziesz zawsze o krok do tyłu), sugeruj się tym, czego chce Twój klient i jak jeszcze lepiej spełniać jego potrzeby. Obserwuj rozwiązania w innych branżach i zobacz, czy możesz zastosować coś u siebie.

Moim przykładem jest system wyceniania mojego programu online – Akademii Biznesninja. Przy zakupie aplikacji jest często możliwość opłaty abonamentu, lub wykupienie wersji LIFETIME. Zastosowałam te dwie opcje w moim programie online – nie widziałam podobnego rozwiązania u nikogo innego – zwykle były to programy kilkumiesięczne lub roczne. Zdecydowałam, że u mnie klient dostanie coś unikalnego: możliwość korzystania ze wsparcia jak długo istnieje Akademia.

Uważam, że ta zasada do zasada prawdziwych liderów, którzy nie boją się robić rzeczy zupełnie nowych, i na przekór temu, co robią wszyscy. 

ZASADA 6: Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne

Wymówki do niczego nie prowadzą. Ty podejmujesz decyzję, czy coś CHCESZ zrobić, czy nie. Możesz mieć bardzo dobre powody, dlaczego nie chcesz czegoś przedsięwziąć: może inwestycja jest powyżej Twojego budżetu, może nie chcesz nagrywać się na wideo, może Twoja prywatność jest dla Ciebie ważniejsza niż zyski. To jest w porządku, pod warunkiem, że zdajesz sobie sprawę, że dokonujesz wyboru i żyjesz z jego konsekwencjami. Nie używaj wymówek, bo boisz się spróbować czegoś nowego. To zupełnie inna sprawa.

ZASADA 7: Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne

Kaizen to metoda osiągania celów małymi krokami. To oznacza również, że nie warto spędzać czasu nad doskonaleniem czegoś do bólu, zanim zostanie wdrożone. Lepiej wdrożyć proste rozwiązanie, zdobyć feedback klientów, przetestować co działa, a co nie – i dopiero później brać się za doskonalenie, ale teraz już mając realne dane.

Podam Ci przykład ze świata kursów online. Myślisz o wdrożeniu swojego pierwszego kursu. Zbadałaś jak robią to inni i już wiesz: potrzebna jest Ci strona www ze sklepem online, integracją z płatnościami oraz platformą do kursów. Musisz do tego nagrać 25 lekcji wideo i stworzyć dodatkowe materiały do pracy. Z tej perspektywy wygląda to jak Mount Everest, albo jak przysłowiowy słoń, którego nie wiadomo z której strony ugryźć ?.

Ale czy Twoi pierwsi klienci tak naprawdę potrzebują tego wszystkiego? Może wystarczy, że zgromadzisz zainteresowanych na pierwszą edycję kursu, który mogą opłacić go przelewem i zorganizujesz cykl szkoleń na zoomie, bez dodatkowej platformy, integracji i tworzenia materiałów. To da Ci pewność, jak ma wyglądać kurs w przyszłości, i możesz go stopniowo zacząć tworzyć, wiedząc już, czego dokładnie oczekują Twoi klienci.

To nie jest przykład teoretyczny ?. W taki sposób ja sama zaczęłam tworzyć Akademię Biznesninja.

ZASADA 8: Użyj sprytu zamiast pieniędzy 

Masaaki Imai – guru filozofii zarządzania „lean” – powiedział kiedyś: „Nie sztuką jest sprawne zarządzanie, gdy ma się olbrzymie zasoby finansowe, zasoby fantastycznych doświadczonych ekspertów i świetnych pracowników. Sztuką jest odnieść sukces, gdy nie ma się nic”.

Większość małych firm, szczególnie firm jednoosobowych, nie ma takich możliwości finansowych, jak firmy duże. Nasze budżety są bardzo ograniczone, dlatego musimy wykorzystywać to, co mamy, i co może być naszą przewagą konkurencyjną: spryt, kreatywność i szybkość.

Twoje wyzwanie to zastanowienie się, jak możesz osiągnąć podobny rezultat, jak firmy, które inwestują w coś duże budżety, ale robiąc to zupełnie inaczej. Znasz Zarę? Teraz to marka-kolos, ale Zara zaczynała jako mała hiszpańska firma rodzinna. Amancio Ortega Gaona przeszedł drogę od chłopca na posyłki do krawca i do właściciela sklepu.  W 1963 Amancio Ortega Gaona i jego żona Mera mieli dość oszczędności, aby założyć fabrykę, a w 1975 założyli swój pierwszy sklep detaliczny w La Corunie i nazwali go Zorba. Po tym, jak na tej samej ulicy otworzył się bar o tej samej nazwie, ułożyli już stworzone na szyld, litery, w inne słowo: wyszła z tego „Zara” i tak już zostało ?.

Ortega skupił się na jednej ważnej strategii: „modzie na zaraz”. Mając własną fabrykę i sklep, mógł reagować na nowe trendy w modzie dużo szybciej niż konkurencja. Zaczął produkować niewielkie partie towaru i stale odświeżać asortyment w sklepie. W Zarze można było kupić zawsze najmodniejsze, najnowsze wzory, ale po przystępnej cenie. Dzięki temu Zara zaczęła się szybko rozwijać – w 1983 roku miała już 9 sklepów w Hiszpanii. Ortega dalej stawiał na swoją wizję. Zarudnił eksperta informatycznego, który zaczął budować dla firmy nowatorski wtedy system zarządzania łańcuchem dostaw. Dzięki niemu Zara mogła śledzić stan zapasów i popyt na całej długości łańcucha od fabryki do sklepu.

Dzisiaj „fast fashion” to norma, od której właściwie chcemy już odejść, ze względu na efekty uboczne – zanieczyszczenie środowiska. Ale kiedy Ortega obrał tę strategię, to była absolutna rewolucja. Droga od wybiegów mody do sklepów wynosiła wtedy minimum pół roku do roku. Zara skróciła tę drogę do kilku tygodni, a klientki ją za to pokochały.

Ortega wykorzystał swoją przewagę małego przedsiębiorcy na rynku kolosów. Użył sprytu zamiast pieniędzy (pieniądze pojawiły się potem ?). 

Praca w takim modelu zmusza nas do ciągłego testowania, wykrywania pomyłek i korygowania ich na bieżąco. Po wdrożeniu kolejnej małej zmiany zaczynamy cykl od nowa i znowu sprawdzamy rezultat. To bardzo prosta, ale jednocześnie genialna metoda, której może już częściowo używasz, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Jeśli prowadzisz biznes online, na pewno testowałaś już reklamy płatne na Facebooku, prowadziłaś kolejne webinary, kampanie, transmisje live. Cykl Deminga możesz idealnie zastosować do doskonalenia tych procesów. Chodzi o to, aby nie poddawać się po nieudanym webinarze (lub: podcaście, kampanii, lajfie..) .

Właściwe podejście to regularne powtarzanie tego procesu, zbieranie wniosków i danych, wdrażanie małych zmian, i kolejna próba. W ten sposób uzyskujesz coraz lepsze wyniki. Pomyłki są częścią tego modelu, ale są też dzięki temu szybko korygowanie, bo sprawdzając rezultaty w każdym cuklu, mamy szansę je szybko wykryć.

Jak mówił Henry Ford: „Każda porażka jest szansą, aby spróbować jeszcze raz, ale mądrzej.”

Mówiąc o błędach, nie mogę nie wspomnieć o Poka-Yoke. Poka-Yoke to japońskie wyrażenie, które wywodzi się z metody Lean. Zostało wprowadzone przez Japończyka Shingeo Shingo jako część systemu produkcji Toyoty w duchu „lean”. Z japońskiego „poka” to niezamierzony błąd, a „yokeru” oznacza zapobieganie.

To metoda, która gwarantuje, że błąd po prostu nie ma prawa się wydarzyć.

Jak mawiał Shingeo Shingo: „Błędy nie są nigdy winą ludzi. Są winą złych procesów.”

Zacznij od zmiany swojego nastawienia do popełniania błędów: Twojego i Twojego zespołu, ma się rozumieć ?.

ZASADA 10: Doskonalenie nie ma końca

„Continuous improvement” czyli ciągły rozwój to jeden z fundamentów Kaizena.

Doskonalenie tak naprawdę nigdy się nie kończy. A jak mawiał mój szef jeszcze z czasów korporacji, „succes is never final”, czyli sukces nigdy nie jest definitywny.

Zawsze pozostaje coś do zrobienia, do ulepszenia. A w biznesie nie możesz osiąść na laurach, bo zmienia się otoczenie, technologia idzie do przodu, rynek się zmienia, klienci zmieniają potrzeby, a konkurencja nie śpi ?.

Kiedy rozpoczynałam przygodę z własną firmą, wyobrażałam sobie rozwój firmy jako proces roczny czy dwuletni, zakończony sukcesem lub porażką. Teraz wiem, że to mit.

Praca nad własnym biznesem to maraton, nie sprint. To ciągły rozwój, ciągłe doskonalenie i szukanie nowych ścieżek. To praca, która nigdy się nie kończy, ale daje mnóstwo satysfakcji. A sama droga do celu może być bardziej pasjonująca niż zrealizowanie tego celu.

Podcast Biznesninja dostępny jest:

• na blogu – wszystkie odcinki
• na Spotify
• na Google Podcasts
• na Apple Podcasts
• na Youtube
• na Spreaker
• pobierając aplikację do słuchania podcastów na Androida lub iPhone, np. Podcast Addict, Podchaser, Castbox FM

A jeśli spodobał Ci się ten odcinek będę wdzięczna za komentarz i podzielenie się nim z innymi osobami, którym jego treść może być przydatna. Będzie mi też miło jeśli poświęcisz chwile i zostawisz krótką ocenę podcastu na Apple Podcasts – dzięki temu inne osoby łatwiej do niego dotrą.

Jak zostawić recenzję lub komentarz:

• użytkownicy systemu IOS – iPhone, iPad i komputery Mac – wejdź do Apple Podcasts i kliknij w sklep, tam wyszukaj BIZNESNINJA. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuję Ci serdecznie!
• użytkownicy systemu Windows – zainstaluj na swoim urządzeniu aplikację Apple Podcasts, kliknij w niej w sklep, tam wyszukaj podcast BIZNESNINJA. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuję!
• użytkownicy systemu Android – wejdź do Google Play, pobierz aplikację Apple Music i kliknij w niej w sklep, tam wyszukaj podcast Biznesninja. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuję Ci serdecznie!

Pozdrawiam Cię ciepło i do usłyszenia ?