Zaznacz stronę

Co to jest Kaizen i jak go zastosować w biznesie?

sty 11, 2022

Co to jest Kaizen i jak go zastosowac w biznesie

Co oznacza Kaizen?

 

Być może pojęcie „Kaizen” nie jest Ci zupełnie obce. W ostatnich latach zostało mocno spopularyzowane w różnych aspektach życia i biznesu, jako „metoda małych kroków”. Ale co to jest naprawdę Kaizen, skąd się wywodzi i jak to się stało, że stał się tak popularny?

 

W tym artykule chcę Ci przybliżyć ten temat. Jeśli wolisz słuchać, tutaj zapraszam Cię do wysłuchania tego odcinka podcastu:

Listen to "58: Co to jest Kaizen i jak go zastosować w biznesie" on Spreaker.

Definicja Kaizen

 

Kaizen to strategia wywoływania zmian. Istnieją dwie takie strategie:

  • Innowacja polega na przeprowadzeniu dużej, radykalnej zmiany.
  • Kaizen – wręcz przeciwnie – jest strategią czynienia drobnych kroków w stronę rozwoju.

Kai-Zen z języka japońskiego oznacza w dosłownym tłumaczeniu KAI = zmiana, ZEN = dobro, czyli „zmianę na lepsze” lub „dobrą zmianę”. Ale mimo tego japońskiego pochodzenia słowa „Kai-Zen”, korzenie tej metody leżą tak naprawdę gdzie indziej.

 

 

Korzenie Kaizen

 

W czasie drugiej wojny światowej wiele krajów musiało przestawić swoją gospodarkę na zupełnie inny tryb. Główny nacisk leżał w produkcji sprzętu wojskowego – pojazdów, samolotów, broni, maszyn, narzędzi. W USA w 1940 roku potrzeby były wielkie, a rząd i kierownictwo firm martwiło się o przyszłość – wkrótce wielu pracowników miało być zmobilizowanych do wojska. Produkcja była za mało wydajna, a nie było ani czasu, ani środków na budowanie kolejnych fabryk czy instalacje nowych linii produkcyjnych. W USA szybko zorientowano się, że zakłady produkcyjne będą musiały sobie radzić z tym, co mają, ale jednocześnie szybko zwiększać produkcję. Zaczęto rozwijać nowe podejście, które było oparte na 3 zasadach:

  • Ustawiczny rozwój (ang. „continuous improvement”) procesów
  • Wykorzystanie istniejących zasobów – sprzętu i pracowników
  • Ustalanie małych celów, szybkie zmiany drobnymi krokami

To podejście zaczęło szybko przynosić dobre rezultaty i wprowadzono tak zwany Training Within Industries (TWI) – ogólnokrajowy program szkoleń dla kadry menadżerskiej do wszystkich większych fabryk w USA, popularyzując ten sposób pracy.

Najważniejszym prekursorem ustawicznego rozwoju, TWI i metod SPC (ang. „statistic process control”) był amerykański statystyk dr Edward Williams Deming.

Deming uważał między innymi, że 94% wszystkich problemów jakościowych powstaje z winy kierownictwa, które musi zaangażować się w zarządzanie jakością i zapewnienie jakości. Zarząd jednak powinien pamiętać, że decyzje w tych sprawach powinny być podejmowane razem z pracownikami. Mimo, że Deming był prekursorem ulepszania procesów małymi krokami, to podejście do zarządzania było w tym czasie radykalną innowacją, żeby nie powiedzieć – rewolucją! Jednym z praktycznych narzędzi tego podejścia stał się na przykład „box of ideas”, czyli skrzynka na pomysły, postawiona na hali produkcyjnej, do której „zwykli pracownicy” mogli zgłaszać swoje pomysły.

Deming jest też autorem 14 zasad Deminga i cyklu Deminga, które stały się podwalinami nowoczesnego zarządzania jakością w firmach.

 

 

Początki Kaizen w Japonii

 

Po wojnie Japonia znalazła się pod okupacją amerykańską. Dzisiaj Japonia kojarzy nam się z bardzo wysoką jakością, ale stan gospodarki japońskiej w latach czterdziestych XX wieku był opłakany, i to nie tylko ze względu na wojenne zniszczenia. Zakłady produkcyjne były mało wydajne i słabo zarządzane, a morale pracowników było niskie.

Generał McArthur miał za zadanie poprawę stanu rzeczy i odbudowanie japońskiej gospodarki. Poprawa gospodarki leżała w jego interesie, gdyż tylko silne społeczeństwo mogło stawić czoło zagrożeniu z Korei Północnej oraz było w stanie zapewnić zaopatrzenie wojsku.

McArtur ściągnął więc do Japonii specjalistów od TWI. Siły powietrzne USA zorganizowały przy jednej z baz kurs zarządzania dla japońskich biznesmenów (Management Training Program / MPT), który był prawie identyczny z TWI. Na szkolenia zapisały się tysiące przedsiębiorców. Japończycy zdawali sobie sprawę, że USA zawdzięczało zwycięstwo swojemu sprzętowi i przewadze technologicznej, więc chłonęli tę wiedzę.

O ile w USA po wojnie strategie Deminga zaczęły być ignorowane, o tyle w Japonii trafiły one na podatny grunt, i Japończycy zaczęli je wykorzystywać na masową skalę, także w produkcji cywilnej. W latach 50-tych Japończycy zaprosili Deminga, aby udzielił konsultacji.

W krótkim czasie gospodarka japońska stworzyła tak dobry system jakości i wydajność wzrosła tak niesamowicie dzięki metodologii ciągłego rozwoju, że Japończycy stworzyli dla niej własną nazwę: kaizen.

Kaizen nie tylko w produkcji

Kaizen nie tylko w produkcji

 

Dopiero w latach 80-tych Kaizen zaczął wracać do USA, szczególnie do firm wymagających zaawansowanych technologii.

Ja osobiście zetknęłam się z Kaizenem pierwszy raz podczas mojej pracy w firmie Logitech w latach 2000. Jako menadżer projektów podjęłam szkolenia Lean Six Sigma z ulepszania procesów. Kaizen pojawił się tam właściwie w formie „warsztatu Kaizen”, który przeprowadza się z całym zespołem w ciągu tygodnia czasu, wprowadzając w danym procesie małe, ale szybkie zmiany.

Dopiero później spotkałam się z innymi formami wykorzystania Kaizen, w życiu i w biznesie. Kaizen jako strategia wprowadzania zmian ma ogromną przewagę nad innowacją, rewolucyjnymi zmianami czy stawianiem dużych celów. To przewaga czysto psychologiczna.

 

 

Kaizen w życiu – jak osiągnąć wielkie cele małymi krokami

 

Dlaczego chęć wprowadzenia rewolucyjnych zmian w życiu kończy się u nas często porażką?

Duży cel/duża zmiana wywołuje w nas reakcję lęku („fight or flight” czyli „walka lub ucieczka”). Lęk powoduje ograniczenie dostępu do kory mózgowej, a zatem ograniczenie kreatywności. Jak doświadczamy tego w praktyce? Widzimy tylko piętrzące się przed nami jak góra zadanie do wykonania, rośnie poczucie stresu, i mniej lub bardziej świadomie – odkładamy je na później. Zaczyna się sławny proces prokrastynacji. Jego rezultatem jest porażka.

Stawiając przed sobą mały cel (który jest często pierwszym krokiem do osiągnięcia dużego celu) niejako oszukujemy nasz mózg. Nasz układ neurologiczny nie wykrywa dużej zmiany, czyli sytuacji zagrożenia. Tym sposobem „omijamy” reakcję lęku, uaktywniamy naszą korę mózgową, naszą kreatywność i zadanie kończy się sukcesem.

I to nie wszystko! Ten mały sukces, który osiągnęliśmy, podbudowuje u nas poczucie sprawczości. Czujemy się dobrze, udało nam się osiągnąć nasz cel, to powoduje większą pewność siebie i chęć podjęcia następnego wyzwania. Wyobrażasz sobie, co dzieje się po podjęciu kolejnych kroków, i osiągnięciu kolejnych sukcesów? To ‘boost’ sprawczości i entuzjazmu!

 

 

Wykorzystanie Kaizen w małej firmie

 

Jak w praktyce możesz zastosować metodę Kaizen w Twojej firmie?

Po 8 latach rozwijania własnego biznesu mogę z całą pewnością stwierdzić, że to nic innego jak ustawiczny rozwój w cyklu Deminga i Kaizen to coś, co możesz zastosować niemalże na każdym etapie działania.

 

 

Planowanie

Nie ma biznesu bez dobrego planu i wizji długoterminowej. Ale czy Twoje cele muszą być 3- lub 5-letnie? Albo czy nawet jest Ci potrzebny plan roczny?

Ja uważam, że dobrze jest od tego zacząć, że trzeba wiedzieć, dokąd ma płynąć nasz okręt. Ale szczegółowe planowanie, nawet na rok, naprawdę nie jest konieczne, a w praktyce może Cię po prostu sparaliżować (reakcja „walka lub ucieczka”, pamiętasz?).

Przekładaj cele długosiężne od razu na małe, drobne cele.

Myślisz o podboju Instagrama w przyszłym roku? Dobrze, obierz sobie cel zrobienia jednego story lub 1 rolki na tydzień.

Chcesz zacząć produkować wideo? To brzmi poważnie, i .. mocno stresująco. Może Ci się nawet wydawać czymś nieosiągalnym. Zastanawiasz się miesiącami, jak się do tego zabrać. Zamień duży cel na mały. Zacznij od pokazywania się  LIVE 15 minut co tydzień.

Możesz to porównać do postanowień noworocznych: „Od stycznia będę chodzić na siłownię 3 x w tygodniu” kończy się zwykle niewykorzystanym abonamentem po 2 miesiącach. Zamiast tego obierz mały cel: „ Od dzisiaj robię 1 pompkę dziennie.” Gwarantuję, że ten cel jest tak łatwy, że z 1 pompki zrobią się 2, 3, 10, 20, a ostatecznie wyrobisz zdrowy nawyk uprawiania sportu codziennie.

 

Tworzenie strony internetowej

Projektujesz Twoją pierwszą stronę internetową. Chcesz, żeby była bardzo profesjonalna. Ma być od razu w 3 językach, mieć 6 części, blog i perfekcyjne zdjęcia. Robi się z tego projekt – kolos, bo trzeba zrobić tłumaczenia tekstów, sesję zdjęciową. Zmieniasz teksty kilkanaście razy. Po miesiącach pracy i lżejsza o kilka tysięcy, masz wreszcie swoją doskonałą stronę.

Niestety, wchodzi na nią 5 osób miesięcznie, a Ty po kilku miesiącach działalności biznesowej, już wiesz, że to wszystko musi wyglądać inaczej.

A gdyby zastosować metodę małych kroków? Stworzyć prostą, funkcjonalną stronę w jednym języku, dać sobie szansę przetestować pomysł na biznes, i później dodawać i modyfikować według potrzeby? Prawda, że i w tym przypadku zastosowanie Kaizena brzmi jak coś bardzo logicznego?

 

Wdrożenie nowego produktu

Kiedy wprowadzamy do naszej oferty nowy produkt, nie mamy gwarancji jego sukcesu. Możemy zapytać naszych klientów o opinię, zbadać zainteresowanie, przeprowadzić ankietę. Ale tak naprawdę, dopóki klient nie zagłosuje portfelem, nie możemy być niczego pewni.

Być może słyszałaś o koncepcie „MVP” – „minimal viable product”? Ten koncept działa właśnie zgodnie z zasadami Kaizen. Wypuszczamy na rynek coś niedoskonałego, zbieramy feedback klientów i dopiero później doskonalimy, poprawiamy, modyfikujemy. MVP, czyli taki pilot Twojego produktu (który może być też kursem, szkoleniem, sklepem internetowym) ma zawierać podstawową funkcjonalność, z której korzysta klient, ale to wszystko. Nie musi, i nie powinien być doskonały. Dlatego że to, co jest doskonałe dla Ciebie, niekoniecznie będzie doskonałe dla Twojego klienta. Potrzebne jest Ci sprzężenie zwrotne, przetestowanie produktu przez klienta, jego sugestie. I w tym przypadku działasz metodą małych kroków.

 

Marketing i reklama

W tym obszarze mam dla Ciebie co najmniej 2 przykłady.

Zacznijmy od tego, że chcesz zacząć nagrywać podcast, aby pozyskiwać nowych klientów i budować z nimi relację. Pierwsze pytanie, które zadaje osoba, która chce zacząć z podcastem, to pytanie o sprzęt. „Jaki mikrofon muszę kupić?”

Przypominasz sobie, jak rodził się Kaizen w USA w czasach wojny? Ta metoda narodziła się z potrzeby pracy z ograniczonym zasobami. „Pracuj z tym, co masz” to jedna z zasad Kaizena. Najpierw zacznij, potem będziesz doskonalić. W dzisiejszych czasach przeciętny smartfon posiada mikrofon bardzo dobrej jakości. Pierwsze odcinki podcastu możesz nagrywać właśnie tak, i oswajać się z tą formą przekazywania treści, skupić się na dobrych tematach i interesującym przekazie. To jest o wiele ważniejsze dla sukcesu Twojego podcastu, niż sam mikrofon.

 

Drugi przykład, który tu przytoczę, to przykład ustawiania reklam płatnych (czy to na Facebooku, na Google czy na Youtube). Jeśli znasz troszeczkę zasady pracy z reklamami płatnymi, to wiesz, że istotną częścią tego procesu jest testowanie i monitorowanie statystyk po to, aby je ciągle optymalizować. To idealny przykład na cykl Deminga (Planuj – Działaj – Kontroluj efekty – Modyfikuj) i praktyczne zastosowanie zasady ciągłego rozwoju, czyli doskonalenia procesu.

 

 

Powyższe przykłady to zaledwie kilka możliwości wykorzystania zasad Kaizen w Twojej firmie.

Zacznij stosować te zasady u siebie i zauważ, że o wiele szybciej i łatwiej osiągniesz pożądane rezultaty.

Pamiętaj o tych 3 podstawowych zasadach Kaizen w praktyce:

  • Zasada drobnych kroków: stosuj małe cele zamiast dużych.
  • Zasada ciągłego rozwoju: zacznij od czegoś niedoskonałego, zbierz feedback i modyfikuj.
  • Zasada ograniczonych zasobów: działaj z tym, co masz.

 

 

Zapraszam Cię również do przeczytania tych artykułów o podobnej tematyce:

 

 

Podcast Biznesninja dostępny jest:

 

A jeśli spodobał Ci się ten odcinek będę wdzięczna za komentarz i podzielenie się nim z innymi osobami, którym jego treść może być przydatna. Będzie mi też miło jeśli poświęcisz chwile i zostawisz krótką ocenę podcastu na Apple Podcasts – dzięki temu inne osoby łatwiej do niego dotrą.

 

Jak zostawić recenzję lub komentarz:

  • użytkownicy systemu IOS – iPhone, iPad i komputery Mac – wejdź do Apple Podcasts i kliknij w sklep, tam wyszukaj BIZNESNINJA. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuję Ci serdecznie!
  • użytkownicy systemu Windows – zainstaluj na swoim urządzeniu aplikację Apple Podcasts, kliknij w niej w sklep, tam wyszukaj podcast BIZNESNINJA. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuję!
  • użytkownicy systemu Android – wejdź do Google Play, pobierz aplikację Apple Music i kliknij w niej w sklep, tam wyszukaj podcast Biznesninja. Możesz ocenić dodając gwiazdki, a także zostawiając komentarz. Dziękuję Ci serdecznie!

 

Pozdrawiam Cię ciepło i do usłyszenia 🙂