​

Jak uwolnić czas – poznaj moich 6 sposobów

Kto z nas nie chciałby mieć więcej czasu…  Niestety doba ma tylko 24 godziny i ani kwadransa więcej. Zwłaszcza jeśli jesteś przedsiębiorcą lub przygotowujesz się do otwarcia biznesu, lista zadań lawinowo rośnie, a czas błyskawicznie się kurczy. Dlatego przygotowałam dla Ciebie 6 sposobów, których ja używam, aby mieć wolne popołudnia, weekendy i 12 tygodni wakacji w roku.

Wolisz słuchać? Ten artykuł w rozszerzonej formie znajdziesz także w moim podcaście.

Lista zadań to podstawa

Czy słyszałaś kiedyś o czymś takim jak „efekt Zeigarnik”? Bluma Zeigarnik – rosyjska naukowczyni – badała, co dzieje się z naszymi myślami, gdy nie są one zapisane. Te myśli, które dotyczą niedokończonych zadań, cały czas do nas wracają i krążą nam po głowie. A to nie pozwala nam skupić się nad innymi rzeczami, ani się zrelaksować. Bo te natręty: niedokończone zadania i projekty, zaprzątają nam głowę w momentach zupełnie nieodpowiednich, np. zamiast przypomnieć nam w sklepie o ziemniakach, przypominają nam o tym, kiedy właśnie skupiamy się na naszej kampanii sprzedażowej!

Co „z tym fantem” zrobić? Zrób sobie „zrzut ekranu”, czyli po prostu zapisz to, o czym musisz pamiętać. Na papierze lub w jednej z wielu aplikacji.  W ten sposób oczyścisz swój umysł i pozwolisz mu się skupić.

Ja bardzo długo używałam aplikacji Nozbe oraz Toodledo. Jest także aplikacja Todoist i Trello. Obecnie pracuję na programie Asana.

Oczywiście możesz zapisywać zadania w sposób tradycyjny – na papierze. Ważne, aby odhaczać to, co już zrobiłaś, a wtedy umysł „wyrzuci” to ze swojej pamięci.

No dobrze – mam podstawy. A teraz moich 6 sposobów na uwalnianie czasu w trakcie dnia.

1. Zastosuj Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to wykres, na którym przecinają się dwie osie – ważne i pilne. W ten sposób powstają nam ćwiartki:

• Ważne i pilne
• Ważne i niepilne
• Nieważne i pilne
• Nieważne i niepilne

Co nam to daje? Jeśli rozpiszesz zadania na macierzy Eisenhowera, świadomie zarządzasz swoimi priorytetami i odróżniasz to, co ważne, od tego, co nieważne. Gdy tego nie wiesz, zawsze koncentrujesz się na najpilniejszych zadaniach, np. mailach, które akurat do ciebie przyszły czy komentarzach, które mignęły Ci na Facebooku. W ten sposób, zamiast realizować się na realizacji TWOICH celów, realizujesz cele innych. To klienci, znajomi, i te osoby, które krzyczą głośniej „PALI SIĘ!”, „TO JEST NA WCZORAJ!”, rządzą Twoim dniem.

Ale pilne zadania to nie to samo co ważne zadania. Ważne zadania zbliżają Cię do osiągnięcia Twoich celów (i dlatego musisz wiedzieć, co to za cele).

Dlatego zainwestuj swój czas w poważne wyznaczenie swoich celów, i często (najlepiej codziennie ?) zadawaj sobie pytanie:

Czy to, co robię teraz, zbliża mnie do realizacji moich celów?

Gdy już wiesz, jakie zadania są ważne, zacznij dzień od realizacji właśnie ich. Brian Tracy określał takie ważne, duże zadania jako „żaby do połknięcia”. Jeśli rozbijesz duże zadania na mniejsze, łatwiej będzie Ci zrealizować całość. I pamiętaj, żeby nie wyznaczać sobie w ciągu dnia więcej niż 3 większe zadania.

2. Spójrz na czas jak na inwestycję

Prowadząc biznes, płacisz za jego rozwój albo pieniędzmi, albo swoim czasem. Dlatego spójrz na swój czas jak na inwestycję. Postaw sobie kolejne ważne pytanie:

Co możesz zrobić teraz, a co przyniesie ci więcej czasu w przyszłości?

To może być spisanie procesu, automatyzacja czegoś, zlecanie, delegowanie zadań, szkolenie kogoś do pomocy czy zatrudnienie pracowników. To wszystko jest inwestycją w odzyskanie Twojego czasu w przyszłości . Różnica między Twoimi dwoma zasobami – czasem i pieniędzmi – jest taka, że pieniądze możesz zarobić od nowa, gdy się skończą. Czasu nie pomnożysz, nie odnowisz i nie zawrócisz.

Oczywiście możesz pracować więcej i szybciej, ale taka strategia zawsze zwraca się przeciw nam. Bo Twoja wydajność jest ograniczona, a energię musisz odnawiać. Często zapominamy o tej prostej zasadzie, co prowadzi do wielu miesięcy rekonwalescencji. A wtedy mamy do stracenia o wiele więcej niż tylko czas.

3. Odpuść sobie to, co zbędne. 

Nie ma sensu robić wszystkiego. Wyeliminuj to, co nie jest opłacalne dla Twojego biznesu. Naucz się rezygnować ze zleceń, które nie są wartościowe. Jeśli to zrobisz, uwolnisz czas na to, co ważne.

Takie myślenie może Ci się wydać ryzykowne na samym początku, gdy dopiero zaczynasz rozwijać biznes. Ale w pewnym momencie zacznij przyjmować tylko te zlecenia, które rozwiną Twój biznes. To jest coś, co możesz łatwo wyliczyć.

Pamiętaj, że gdy nie potrafisz odmawiać mniej wartościowych zleceń, płacisz za to swoim czasem (którego już nie masz, aby podjąć działania, które przyniosłyby Ci bardziej wartościowe zlecenia, przemyślenie strategii, zajęcie się marketingiem, albo po prostu odpoczynek, żeby odnowić energię), a często także czasem swojej rodziny.

Jak koncentrować się na tym, co dla nas naprawdę ważne? Znam na ten temat 2 świetne książki:

• Jedna rzecz, Gary Keller, Jay Papasan.
• Esencjalista, Greg Mckeown.

Polecam Ci je serdecznie.

4. Stosuj procedury

Procesy i procedury – brzmi nudno? Wcale tak nie jest. Dzięki procedurom, wiemy, co mamy robić krok po kroku i nie tracimy czasu na podejmowanie wciąż tych samych decyzji.

Ja mam spisane wszystkie powtarzalne procesy – np. jak tworzenie odcinka podcastu, promocja i przeprowadzenie webinaru, sekwencje maili do klientów, sekwencje postów w kampanii sprzedażowej itd. Dzięki temu wiem, co mam robić, kiedy, i realizuję te zadania bez zastanawiania się, i bez błędów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zacząć wdrażać procesy w Twojej firmie, odsyłam Cię do odcinka 3 mojego podcastu.

Ustalone procedury pozwalają mi także bez problemu delegować i współpracować efektywnie z wirtualną asystentką, copywriterką czy graficzką. Dzięki nim potrafię planować.

5. Zlecaj zadania

Od lat współpracuję z wirtualną asystentką i powiem jedno – wirtualna asystentka to najlepszy „wynalazek” dla biznesu ? .

Kiedy zaczynasz z biznesem, zwykle nie stać Cię na zatrudnienie pracowników. Więc zapytasz – delegować, jak delegować i komu? Na szczęście mamy wirtualne asystentki!

Na początek możesz zatrudnić wirtualną asystentkę na przykład na 10 godzin miesięcznie. To wystarczy, aby zrobić naprawdę dużo. Dla mnie 10 h wirtualnej asystentki jest warte 20 h mojego czasu, bo wirtualna asystentka robi pewne zadania lepiej i szybciej niż ja.

Zatrudnij wirtualną asystentkę, zanim będziesz gotowa. Potraktuj to jak inwestycję, nie jak koszt. Dzięki oddelegowaniu wielu zadań możesz szybciej zacząć zarabiać. Bo odzyskujesz czas na to, co ważne.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wygląda współpraca z wirtualną asystentką „od kuchni”, sprawdź koniecznie ten link.

Właściciel biznesu powinien robić wyłącznie to, czego nikt inny zrobić nie może

U mnie jest to np. nagranie podcastu czy live’y – tu jestem niezbędna i nikt mnie w tym nie wyręczy. Ale już edycja podcastu, grafiki, wersje tekstowe podcastów czy zarządzanie moją stroną internetową – to rzeczy, jakie bez problemu mogę oddelegować.

6. Zbuduj optymalny plan dnia

Wyznacz sobie czas, w którym pracujesz w pełnym skupieniu. Dla mnie to czas między 9 a 12. Wtedy nie przeglądam Facebooka i Instagrama. Staram się nie wchodzić na maila. To jest właśnie mój czas na „połykanie żaby”.

Dopasuj czas skupienia do swojego biorytmu i uważaj na social media – to koszmarne rozpraszacze. Dlatego ja w czasie skupionej pracy trzymam wyciszony telefon głęboko w szafce. Trochę pomaga ?

W ciągu dnia wyczerpuje się także nasza siła woli. Gdy jest jej mało, trudno nam obronić się przed zerknięciem na telefon, bezproduktywnym czytaniem maili, sięgnięciem po chipsy czy słodycze. Dlatego ważne rzeczy rób wtedy, kiedy masz dużo silnej woli.

I pamiętaj, że nie jesteś maszyną. Musisz robić przerwy i odpoczywać, żeby regenerować energię. Mnie pomaga w tym aplikacja Workrave. Program wskazuje, kiedy mam sobie zrobić przerwę, aby wydajnie działać w trakcie całego dnia pracy. Workrave podaje także przykłady ćwiczeń, jakie mogę wykonać dla odpoczynku. Ja ustawiłam sobie, że mam 3 minuty przerwy co 20 minut. Wtedy odchodzę od komputera, aby zmienić pozycję i trochę się poruszać.

Jak uwolnić czas – podsumowanie

Masz więc 6 sposobów, aby uwolnić czas w Twoim:

1. Rozpisz zadania na macierzy Eisenhowera, aby odróżnić zadania ważne od nieważnych.
2. Podchodź do czasu jak do inwestycji.
3. Zrezygnuj z zadań, które nie są wystarczająco wartościowe dla Twojego biznesu.
4. Ustal procedury powtarzalnych zadań.
5. Deleguj zadania, które ktoś wykona lepiej od Ciebie.
6. Zaplanuj czas w ciągu dnia na pracę w skupieniu i wtedy bież się za „żaby”.

A jeśli chcesz wziąć się poważnie za rozwijanie swojego biznesie i pracować mądrzej, nie więcej, serdecznie zapraszam Cię do Akademii Biznesninja.

Każdego nowego odcinka podcastu możesz odsłuchać bezpośrednio tutaj na stronie, lub subskrybując go na Twojej ulubionej aplikacji do podcastów na smartfonie, np. w Apple Podcasts, Spotify, Podcast Addict, Overcast, Google Podcasts i wielu innych.

Linki do tego odcinka:

Zegairnik effect 

Książka o priorytetach: Zjedz tę żabę – Brian Tracy 

Książka o metodzie spisywania zadań: Getting Things Done – David Allen 

Książka o skupianiu się na najważniejszym: Esencjalista – Greg McKewon 

Książka o skupianiu się na jednej rzeczy: Jedna rzecz – Gary Keller 

Jak i po co wdrażać procesy w małej firmie – Odcinek 3 podcastu 

Jak współpracować z wirtualną asystentką – Odcinek 13 podcastu 

Webinar „Biznes z impetem. Jak planować i działać strategicznie w 2021.