Co to jest proces biznesowy?

Proces w znaczeniu ogólnym

Proces w znaczeniu ogólnym to przebieg następujących po sobie i powiązanych przyczynowo zmian. Prawie wszystko jest procesem, jeśli dobrze się nad tym zastanowisz ?: proces starzenia się, proces narodzin, proces dojrzewania jabłek, proces ulepszania nawierzchni asfaltowej. Rozejrzyj się wokół – nagle wszędzie zobaczysz procesy!

Proces biznesowy

Proces biznesowy to seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. Tym efektem może być produkt lub usługa, ale też efekt wewnątrz firmy, niewidoczny dla klienta.

W zasadzie wszystko co robimy w firmie jest częścią procesu, ale niekoniecznie jest to proces zorganizowany, przemyślany czy skuteczny.

Aby ten proces taki się stał, to powinien na początek spełniać takie minimum:

• Definiowalność: Proces musi mieć jasno zdefiniowane granice, wejście (input) i wyjście (output).
• Porządek: Proces musi składać się z działań uporządkowanych według ich usytuowania w czasie (co dzieje się po czym, do kiedy?)
• Klient: Musi być odbiorcą rezultatów (ostatecznych) procesu.
• Zwiększanie wartości: Kolejne kroki w procesie powinny zwiększać wartość ostatecznego produktu lub usługi.
• Właściciel procesu: osoba, która jest odpowiedzialna za dany proces i jego rezultat, np. szef marketingu za proces pozyskiwania klientów, szef sprzedaży za wyniki sprzedaży, księgowy za administrację, a Ty – jako firma jednoosobowa – jesteś odpowiedzialny za wszystkie swoje procesy :-))

Przykład procesu

Przykładem procesu może być publikacja treści w mediach społecznościowych. Kroki w takim procesie to:

Krok 1: ustalić ogólny zarys tematyki, którą chcesz poruszać

Krok 2: zrobić listę prowadzonych i planowanych projektów i kampanii sprzedażowych

Krok 3: wyłonić 3-5 wątków (cykli), o których chcesz pisać w sposób powtarzalny

Krok 4: pod każdym tytułem wątków spisać pomysły tematów na najbliższy okres, na który planujesz (np. 2 tygodnie lub miesiąc)

Krok 5: przeanalizować specjalne okazje, święta, itp. w kalendarzu, i zrobić listę tych, do których chcesz nawiązać w swoich publikacjach

Krok 6: stworzyć tytuły postów na poszczególne dni tygodnia

Krok 7: napisać tekst do każdego postu

Krok 8: dobrać zdjęcia/wideo/stworzyć grafiki do każdego postu

Krok 9: zaplanować posty na platformie.

Uporządkowanie i zapisanie tego procesu, i zaplanowanie go np. na ostatni czwartek każdego miesiąca pozwoli Ci na zrobienie tych akcji raz, w sposób zaplanowany, szybszy, niż gdybyś za każdym razem myślała o kolejnym poście, i robiła to „na gorąco” (choć nic nie staje na przeszkodzie, żebyś sobie zostawiła przestrzeń na posty spontaniczne pomiędzy kilkoma zaplanowanymi w tygodniu).

Drugi wielki plus takiego zorganizowanego procesu to możliwość delegowania poszczególnych kroków (zadań) innym osobom – grafikowi, osobie odpowiedzialnej za teksty, wirtualnej asystentce. Ty możesz wykonać tylko pracę twórczą / strategiczną raz w miesiącu, dodawać czasem coś spontanicznie.

Co to jest procedura?

Procedura może Ci się kojarzyć z jakąś biurokracją: postępowaniem prawnym, przepisami, ustawami. Może zastanawiasz się, czy jest jakaś różnica między procedurą a procesem?

Procedura to nic innego, jak proces zapisany w formie dokumentu!

A jak sobie taki proces zapiszesz, krok po kroku, to wiadomo:

✅ mniej błędów,

✅ mniej przestojów,

✅ oszczędność czasu, bo już się nie zastanawiasz,

✅ więcej zadowolonych klientów

✅ możliwość delegowania

✅ możliwość automatyzacji

✅ = możliwość SKALOWANIA biznesu

✅ = większy dochód‼

Więc widzisz – PROCEDURY – dobra rzecz ☺️✅

Twoja procedura może wyglądać na przykład tak:

SOP

Większe organizacje zwykle dokumentują wszystkie swoje procedury w czymś, co się nazywa po angielsku „Policy & Procedures Guide” albo „Standard Operating Procedure Guide”, czyli Standardowa Procedura Operacyjna (SOP), i jest zestawem wszystkich procedur stosowanych w firmie. To taka baza danych, gdzie w jednym miejscu można znaleźć wszystkie procedury, które zwykle są odpowiednio ponumerowane i nazwane.

Ty też możesz sobie stworzyć swój własny SOP :-), np. poprzez publikowanie każdej swojej procedury i checklisty w jednym folderze na Google Docs czy na Dropboxie. To jest idealne rozwiązanie, jeśli z czasem (lub już teraz) chcesz coś delegować, bo dostęp do procedur możesz łatwo dać swoim współpracownikom.

Instrukcja pracy

Mamy jeszcze jeden klocek tej układanki: instrukcję pracy (ang. work instruction). Do każdej procedury może być przypisana jedna lub więcej instrukcja.

O ile w procedurze są opisane poszczególne zadania (kroki w procesie), kto je wykona, w jakim czasie, i co następuje później, o tyle instrukcja pracy szczegółowo opisuje JAK coś wykonać. Zwykle zawiera zrzuty ekranów potrzebnych programów i mówi gdzie kliknąć i jakie ustawienia wybrać. Format jest dowolny – pisemny, w formie wideo, audio, itp.

Jeżeli mówimy o na przykład procesie publikacji treści, to idąc od ogółu do szczegółu mamy:

➡️ PROCES publikacji treści

➡️ PROCEDURĘ publikacji treści na Instagramie

➡️ INSTRUKCJĘ pracy – jak zrobić post przez Studio Creator

Instrukcja pracy jest więc „najniżej” w hierarchii, poczynając od ogólnego procesu, ale jest niezbędna, aby móc skutecznie delegować pracownikom zadania.

W przeszłości w większości firm procedury i instrukcje pracy były tworzone w dokumentach tekstowych, w których wklejało się ewentualnie zrzuty ekranu. W tej chwili technologia pozwala nam na tanie i szybkie tworzenie instrukcji w formie wideo.

Jeśli instrukcja dotyczy na przykład tego, co trzeba wykonać na ekranie komputera czy telefonu, możesz wykorzystać takie narzędzia jak Loom, Camtasia, OBS Studio, Zappy (Mac) czy Screencast-O-Matic (smartfone). Ja osobiście nagrywam wszystkie instrukcje w programie Loom, który jest bardzo intuicyjny i pozwala natychmiastowo podzielić się linkiem takiej instrukcji.

Polecam Ci tworzyć takie instrukcje podczas wykonywania konkretnych zadań. Następnym razem, kiedy będzie konieczne powtórzenie danego zadania, będzie Ci już łatwo je wydelegować, udostępniając nagraną instrukcję na przykład Twojej wirtualnej asystentce.

Po inne wskazówki zapraszam Cię między innymi do odcinka mojego podcastu o tym, jak skutecznie współpracować z wirtualną asystentką.

To może Cię również zainteresować:

• Dlaczego warto wdrażać procedury w Twojej firmie?
• Od czego zacząć wdrażanie procedur w firmie?
• Kluczowe procesy w biznesie online
• Jak uwolnić czas w firmie?
• Czy Twój biznes jest skalowalny?