15 wskazówek jak odzyskać czas i zrealizować wszystkie swoje plany.
Siadasz do pracy i nagle okazuje się, że minęła godzina, może dwie, a Tobie udało się jedynie polubić wszystkie zdjęcia przyjaciół na Facebooku lub Instagramie? A może zakopałaś się po uszy w skrzynce mailowej lub zamiast pracować, rozmyślasz nad listą zakupów.
Jednym słowem, świat sprzysiągł się, aby Cię rozpraszać. Na szczęście potrafię temu zaradzić.
Nawet najlepszy plan nie przyniesie Ci korzyści, jeśli go nie wykonasz. Chociaż trudno się do tego przyznać, to często sama bojkotujesz realizację swoich celów. Jak? Zabierając się do roboty, nie od tej strony co trzeba. To nie Twoja wina, każda z nas woli zaczynać od tego, co przyjemne licząc, że cała reszta jakoś się rozejdzie po kościach. Brzmi znajomo? A to dopiero wstęp.
Uwolnij swój czas. Pokażę Ci jak zrobić to w prosty sposób. Przeczytaj ten artykuł, a dowiesz się jak:
- używać telefonu, żeby nie tylko nie zabierał Ci czasu, ale jeszcze pozwalał go zaoszczędzić;
- pracować mądrze, a nie ciężko i przy okazji dbać o zdrowie;
- robić wszystko we właściwej kolejności i w odpowiednim tempie, dzięki czemu nie złapiesz zadyszki, osiągając sukces;
- robić przerwy bez wyrzutów sumienia za to z korzyścią dla wydajności w pracy;
- oddzielać kalendarz od listy zadań w sposób racjonalny i możliwy do wykonania;
- optymalizować poziom energii i unikać zmęczenia.
Gotowa na 15 szybkich wskazówek jak odzyskać czas, które pozwolą Ci realizować Twoje cele i plany bez rozpraszana się co kilkanaście minut? Zaczynamy!
Jeśli wolisz przesłuchać tę treść, zapraszam Cię do odcinka podcastu:
Każdego nowego odcinka podcastu możesz odsłuchać bezpośrednio tutaj na stronie, lub subskrybując go na Twojej ulubionej aplikacji do podcastów na smartfonie. Np. w Apple Podcasts, Spotify, Podcast Addict, Overcast, Google Podcasts i wielu innych.
Zapanuj nad Facebookiem.
Łatwo powiedzieć, trudniej wykonać. Wchodzisz na Facebooka w ramach swojej pracy, a feed kusi Cię do grzechu? Poznaj wskazówkę nr 1: zablokuj feed Facebooka, a przestanie Cię kusić. Ja używam do tego aplikacji News Feed Eradication, którą polecam również Tobie. Nie spędzam już czasu, przeglądając główna stronę Facebooka, bo po prostu jej nie widzę. Uwolniony dzięki temu czas liczę w godzinach.
Naucz klientów swojego rytmu pracy.
Zaczynasz dzień od odpisywania na maile? Wskazówka nr 2 brzmi: natychmiast przestań! Na maile odpisuj po południu. Przyzwyczaj klientów do tego, że reagujesz na wiadomości w ciągu 24 godzin, a nie w 12 minut. To pozwoli uporządkować Twój rytm pracy. Najpierw zadania, potem maile.
Zastanów się jak z korzyścią używać telefonu.
Wskazówka nr 3: kiedy pracujesz, Twój telefon odpoczywa w szafce. Najlepiej takiej w innym pokoju. Nie pozwól, aby Twój telefon działał na Ciebie rozpraszająco. Lubisz go używać, świetnie. Korzystaj z aplikacji, które oszczędzą Twój czas, jak chociażby nawigacja w Google Maps, Google Fit lub aplikacje do słuchania podcastów. Nie mylisz się, to była wskazówka nr 4. A przy okazji zauważ, że podcastów możesz słuchać zawsze, niezależnie od tego, co właśnie robisz. To dopiero jest oszczędność czasu!
Pracuj mądrze, nie ciężko.
Wyobrażasz sobie lekcje w szkole, płynące nieprzerwanie od 8 do 14? Jak też nie. Wskazówka nr 5 i nr 6: pracuj w blokach czasu i nie zapominaj o przerwach. Polecam Ci technikę „Pomodoro”. Zaplanuj zadanie i ustaw alarm na 20-25 minut, kiedy zadzwoni, zrób sobie krótką przerwę. Po 4 bloku zadań zrób nieco dłuższą przerwę, a po niej powtórz cały proces od początku. Możesz również skorzystać z aplikacji. Ja korzystam z aplikacji Work Rave, która nie tylko odmierza czas do przerwy, lecz również, w zależności od tego, jak ją ustawię, na czas mojego odpoczynku blokuje dostęp do klawiatury oraz daje propozycje rozluźniających ćwiczeń. I nie potrzebuję już ustawiać żadnych dodatkowych alarmów. Aplikacja o tym pamięta.
Skup się na ważnych zadaniach.
Te zadania to Twoje priorytety i to im powinnaś poświęcić najwięcej uwagi. Wskazówka nr 8: określ, które zadania są ważne i skup się na nich. Możesz posłużyć się macierzą Eisenhowera. Ja, nad biurkiem powiesiłam pytanie, które co jakiś czas czytam, aby nie tracić z oczu istotnych zadań: czy to, co robię teraz, zbliża mnie do realizacji moich planów? Jeśli odpowiedź brzmi tak, zdecydowanie jest to ważne. Jeśli nie, przestań to robić.
Zapisz listę zadań.
Zdarza Ci się, że pracując nad ważnym projektem, w głowie robisz plan zakupów? Ani projekt na tym nie zyskuje, ani obiad nie jest smaczniejszy. Oto wskazówka nr 8: wyrzuć z głowy niepotrzebne myśli, zapisując wszystko, co masz zrobić. Dzięki temu uwolnisz umysł i nie będziesz się rozpraszać, wykonując dane zadanie. Pamiętaj też o tym, aby oddzielić kalendarz od listy zadań, tak brzmi wskazówka nr 9. W kalendarzu zapisuj wydarzenia, które mają konkretną datę lub są cykliczne. Zadań nie zapisuj w kalendarzu. Trudno dokładnie określić, kiedy możesz rozpocząć ich realizację. Chyba że jesteś mistrzynią tarota i potrafisz przewidywać przyszłość.
Zmień sposób myślenia o tym co powinnaś zrobić.
Też tak masz, że wszystko robisz najlepiej? To właśnie jest jeden z powodów, dla których z braku czasu wielu rzeczy nie robisz wcale. Czas nie jest z plasteliny, nie rozciąga się. To nie znaczy, że musi Ci go brakować. Wskazówka nr 10: albo eliminuj, albo deleguj, albo automatyzuj. W praktyce oznacza to wyrzucenie z grafiku zbędnych zadań, podzielenie się pracą np. z Wirtualną Asystentką i zautomatyzowanie czynności, które powtarzasz najczęściej. Założę się, że czytając te słowa poczułaś powiew nowych możliwości.
Zauważyłaś, że połowa wskazówek już za nami? Zanim zdecydujesz, które wskazówki są dla Ciebie najlepsze, doczytaj do końca. Już masz z górki.
Czas ma swoją wartość.
Często o tym zapominamy, ale czas jest dobrem, którego nie można zaoszczędzić. Można jednak tak działać, aby w przyszłości mieć tego czasu więcej. Do stworzenia kolejnej wskazówki zainspirował mnie Rory Vaden swoim wystąpieniem dla TEDx. Wskazówka nr 11: inwestuj czas w to, co przyniesie Ci go więcej w przyszłości. Może to być np. rekrutacja i przeszkolenie pracownika. Owszem na początku musisz znaleźć dodatkowe miejsce w swoim grafiku, ale kiedy już wdrożysz nową osobę, odzyskasz czas, który poświęcałaś na wykonywanie zadań, którymi zajmie się Twój pracownik lub zleceniobiorca.
Jedz słonia po kawałku.
Dobrze przeczytałaś i jeśli zastanawiasz się, dlaczego lepiej jeść słonia po kawałku już śpieszę z odpowiedzią. Otóż słoń jest za duży, aby zjeść go na raz. Podobnie jak zadania, które chcesz zrobić, często są za duże, aby wykonać je na raz. Dlatego wskazówka nr 12 brzmi: zapisz pierwszy konkretny krok planu, który chcesz zrealizować. Realizowanie planu krok po kroku jest jak jedzenie słonia po kawałku. Wykonujesz konkretne zadanie, zbliżając się do ukończenia całości. Dzięki temu nie zniechęcasz się ogromem pracy, którą masz do wykonania.
Realnie planuj zadania.
Znasz powiedzenie „ciągnąć kilka srok za ogon”? Taka już nasza kobieca natura, że lubimy robić wszystko na raz. Dzięki temu mamy całkiem pokaźną kolekcję rozpoczętych spraw i znacznie mniejszą tych zakończonych. W dziedzinie planowania mniej znaczy więcej. Wskazówka nr 13: zaplanuj 1 duże i maksymalnie 2 mniejsze zadania na dzień. Jeśli Twoje główne zadanie jest naprawdę duże, nie planuj więcej. Lepiej zrobić 1-3 zadanie w całości niż rozkopać do połowy 6-8 zadań. A skoro o zadaniach mowa to pozwól, że udzielę Ci wskazówki nr 14: zacznij od zadania, które jest najmniej przyjemne. Kiedy je skończysz, każde kolejne będzie już dla Ciebie przyjemnością i zrobisz je znacznie szybciej. Więcej na ten temat możesz przeczytać w książce Briana Tracy „Zjedz tę żabę”.
Zadbaj o siebie i swoją kondycję.
Prawda jest taka, że jeśli nie będziesz mieć energii do działania, to nie pomogą Ci żadne wskazówki. Dlatego ostatnia, 15 wskazówka to: optymalizuj poziom energii. Pamiętaj o regularnym piciu wody. Rób przerwy w pracy. Ruszaj się, uprawiaj sport, rób ćwiczenia oddechowe, w czym może Ci pomóc aplikacja Wim Hof Method.
Czy muszę wdrożyć wszystkie 15 wskazówek, aby uwolnić swój czas?
Wystarczy, jeśli wybierzesz 2 – 3 wskazówki i zamienisz je w swoją codzienną rutynę. Możesz wybrać więcej. Oczywiście możesz również uznać, że to po prostu doba jest za krótka i nic na to nie możesz poradzić. Tak ten świat działa, że Ziemia okrąża Słońce w 24 godziny i nie ma zmiłuj, więcej czasu nie będzie. Czy jesteś jednak pewna, że gdyby doba trwała 2 razy dłużej to wykonałabyś 2 razy więcej zadań? Jeśli masz, chociaż cień wątpliwości to pobierz specjalnie dla Ciebie przygotowaną checklistę.
Obserwuj mnie na Instagramie